Mε το ν. 4782/2021 επήλθαν τροποποιήσεις στα χρηματικά όρια των συμβάσεων προμήθειας ειδών και παροχής υπηρεσιών και ρυθμίσθηκαν μεταξύ άλλων και ζητήματα που αφορούν στη διαδικασία της απευθείας ανάθεσης. Ειδικότερα, προβλέπονται τα εξής:
1. Με το άρθρο 49 του ν. 4782/2021 εισήχθη η έννοια των δημοσίων συμβάσεων ήσσονος αξίας, ήτοι συμβάσεων με εκτιμώμενη αξία ίση ή κατώτερη από το ποσό των δύο χιλιάδων πεντακοσίων (2.500,00) ευρώ χωρίς Φ.Π.Α.
2. Με το άρθρο 50 του ν. 4782/2021 αυξήθηκε το χρηματικό όριο των απευθείας αναθέσεων στο ποσό των 30.000,00 ευρώ πλέον Φ.Π.Α.
3. Με το άρθρο 53 του ν. 4782/2021 ορίσθηκε ότι για τις συμβάσεις προμήθειας ειδών/παροχής υπηρεσιών άνω του ορίου των 2.500,00 ευρώ πλέον Φ.Π.Α. και μέχρι 30.000,00 ευρώ πλέον Φ.Π.Α., απαιτείται η προηγούμενη ανάρτηση στο ΚΗΜΔΗΣ της πρόσκλησης υποβολής προσφοράς για πέντε τουλάχιστον ημέρες πριν την κοινοποίηση της απόφασης απευθείας ανάθεσης.
Με αφορμή τις ανωτέρω τροποποιήσεις, ο ΕΛΚΕ/ΟΠΑ προχώρησε στην προσαρμογή των διαδικασιών που αφορούν στην προμήθεια ειδών/παροχή υπηρεσιών, στην αναμόρφωση των υφιστάμενων εντύπων και τη δημιουργία νέων εντύπων, ιδίως για τη διαδικασία της απευθείας ανάθεσης, με στόχο την εναρμόνισή τους με τις απαιτήσεις του νόμου και την επιτάχυνση των εργασιών διεκπεραίωσής τους.
Προϋποθέσεις για προμήθεια ειδών/παροχής υπηρεσιών
Απαραίτητες προϋποθέσεις για την ένταξη μιας προμήθειας ειδών/παροχή υπηρεσιών σε έργο/πρόγραμμα που διαχειρίζεται ο ΕΛΚΕ είναι:
α) η έκδοση απόφασης περί αποδοχής και διαχείρισης του έργου μετά από σχετικό αίτημα του Επιστημονικού Υπευθύνου,
β) η έγκριση του προϋπολογισμού του έργου/προγράμματος,
γ) η έκδοση απόφασης ανάληψης υποχρέωσης του έργου/προγράμματος και
δ) η ύπαρξη διαθέσιμης πίστωσης στον εγκεκριμένο προϋπολογισμό για την κάλυψη της εν λόγω δαπάνης και,
ε) η προμήθεια ειδών/παροχή υπηρεσίας να εξυπηρετεί τις ανάγκες του έργου/προγράμματος και να συνδέεται με το φυσικό αντικείμενο αυτού.
Επισημαίνεται ότι σε συνέχεια της από 22/09/2021 απόφασης της 98ης Συνεδρίασης της Ε.Ε&Δ του ακαδημαϊκού έτους 2021-2022 (Θέμα 2.4 - Περιπτώσεις προμηθειών που δεν υπάγονται στις διατάξεις του ν.4412/2016) αποφασίσθηκε να ενταχθούν, ενδεικτικά, στην εξαίρεση από τις διατάξεις του ν.4412/2016 οι ακόλουθες διατάξεις δαπανών:
• Έξοδα δημοσίευσης σε επιστημονικά περιοδικά ή συνέδρια
• Έξοδα απόκτησης εξειδικευμένου ερευνητικού υλικού ή υπηρεσιών από φορείς οργανισμούς του εσωτερικού και του εξωτερικού
• Έξοδα στο πλαίσιο Συνεργασιών με διακεκριμένα πανεπιστήμια και ερευνητικά κέντρα του εξωτερικού
• Έξοδα χρηματοοικονομικής διαχείρισης
• Τυχόν έξοδα δημοσιεύσεων σε εφημερίδες στο πλαίσιο διαγωνιστικών διαδικασιών
• Δαπάνες Κοινοχρήστων, δαπάνες ύδρευσης, τηλεφωνικές υπερβάσεις, παράβολα, τέλη για καταχώρηση πνευματικών δικαιωμάτων, μισθώσεις ακινήτων.
Οι παραπάνω δαπάνες πραγματοποιούνται μόνο με την υποβολή αιτήματος πληρωμής από τον/ην Επιστημονικά Υπεύθυνο, στο οποίο θα τεκμηριώνεται η σκοπιμότητα της δαπάνης συνοδευόμενο από το παραστατικό/τιμολόγιο και τα σχετικά δικαιολογητικά κατά περίπτωση, εφόσον πληρούνται οι απαραίτητες προϋποθέσεις για την ένταξη της δαπάνης στο έργο. Σε κάθε περίπτωση ο/η Επιστημονικά Υπεύθυνος θα πρέπει πριν τη διενέργεια της δαπάνης να επικοινωνεί με τον διαχειριστή του έργου/προγράμματος στον ΕΛΚΕ. Επισημαίνεται ότι εάν η δαπάνη υπερβαίνει το ποσό των 10.000€ πλέον ΦΠΑ, είναι υποχρεωτική η σύναψη σύμβασης με τον φορέα.
Α. Δημόσιες Συμβάσεις Ήσσονος αξίας (έως 2.500€ πλέον ΦΠΑ)
Σε συνέχεια της από 12/01/2022 απόφασης της 108ης Συνεδρίασης της Ε.Ε&Δ του ακαδημαϊκού έτους 2021-2022,στις περιπτώσεις συμβάσεων ήσσονος αξίας, ήτοι συμβάσεων προμήθειας ειδών/παροχής υπηρεσιών με εκτιμώμενη αξία ίση ή κατώτερη των 2.500,00 ευρώ χωρίς ΦΠΑ, εγκρίθηκε η προβλεπόμενη στο αρ. 49 του ν.4782/2021 διαδικασία, με την επισήμανση ότι η εκτίμηση του ύψους μιας σύμβασης ήσσονος αξίας θα καθορίζεται με βάση τον Κωδικό Αριθμό Είδους (CPV), σε επίπεδο ετήσιου προϋπολογισμού για έργα χωρίς ειδική απαίτηση από το χρηματοδοτικό τους πλαίσιο και σε επίπεδο συνολικού προϋπολογισμού για έργα ΕΣΠΑ, Interreg, ΕΛΙΔΕΚ και λοιπά συγχρηματοδοτούμενα έργα ή όπου υπάρχει ειδική απαίτηση από το χρηματοδοτικό τους πλαίσιο. Στις περιπτώσεις αυτές δεν απαιτείται έκδοση απόφασης απευθείας ανάθεσης και η διαδικασία προμήθειας αγαθών/υπηρεσιών είναι η εξής:
Ο/Η Επιστημονικά Υπεύθυνος/η του έργου/προγράμματος, αποστέλλει ηλεκτρονικό μήνυμα στον διαχειριστή του έργου/προγράμματος στο οποίο περιλαμβάνεται: α) αιτιολόγηση της σκοπιμότητας της δαπάνης, β) σχετική προσφορά στην οποία αναφέρονται τα είδη/υπηρεσίες που προτίθεται να αγοράσει καθώς και γ) αναφορά στο σχετικό CPV. Ο εκάστοτε διαχειριστής έργου/προγράμματος, παραλαμβάνοντας το σύνολο των προαναφερόμενων δικαιολογητικών, διενεργεί τους απαραίτητους ελέγχους στον προϋπολογισμό του έργου και εφόσον πληρούνται οι απαιτούμενες προϋποθέσεις, καταχωρεί τη συγκεκριμένη δαπάνη στο πληροφοριακό σύστημα Rescom και ελέγχει το Κωδικό Αριθμό Είδους (CPV), ως προς το ποσό, ώστε ο κωδικός αυτός σωρευτικά ανά κατηγορία δαπάνης του προϋπολογισμού έργου να μην ξεπερνά το ποσό των 2.500€ πλέον του αναλογούντος ΦΠΑ και ενημερώνει τον ΕΥ να προχωρήσει στη διενέργεια της συγκεκριμένης δαπάνης.
Ο/Η Επιστημονικά Υπεύθυνος/η του έργου/προγράμματος θα πρέπει με την επί πιστώσει - στα φορολογικά στοιχεία του ΕΛΚΕ/ΟΠΑ - τιμολόγηση και παραλαβή των αγαθών ή υπηρεσιών, άμεσα να υποβάλλει στη ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ/ΟΠΑ το αίτημα πληρωμής στο οποίο θα τεκμηριώνεται η σκοπιμότητα της προμήθειας συνοδευόμενο από το παραστατικό/τιμολόγιο και το «Πρακτικό Παραλαβής Ειδών» ή «Πρακτικό Καλής Εκτέλεσης Υπηρεσιών» κατά περίπτωση (δεν απαιτείται η έκδοση πρωτοκόλλου παραλαβής από αρμόδια επιτροπή παρακολούθησης και παραλαβής προμηθειών ειδών/παρεχόμενων υπηρεσιών).
Επισημαίνεται ότι σε περίπτωση κατά την οποία εκτελεστεί η προμήθεια από τον Επιστημονικά Υπεύθυνος/η, χωρίς να προηγηθεί ο προαναφερόμενος διαχειριστικός έλεγχος, ο ΕΛΚΕ/ΟΠΑ δεν φέρει ευθύνη για περιπτώσεις που δεν μπορεί να εξοφληθεί το τιμολόγιο λόγω υπέρβασης του ορίου των 2.500,00 ευρώ πλέον του αναλογούντος ΦΠΑ στην κατηγορία δαπάνης του προϋπολογισμού ή λόγω μη επιλεξιμότητας της προμήθειας. Στην περίπτωση αυτή αυτή το εκδοθέν τιμολόγιο στα φορολογικά στοιχεία του ΕΛΚΕ/ΟΠΑ θεωρείται ως μη εκτελεστέο και ζητείται η έκδοση πιστωτικού τιμολογίου και η προσκόμιση αυτού από τον/την Επιστημονικά Υπεύθυνο/η στο διαχειριστή του έργου/προγράμματος.
Β. Διαδικασία προμηθειών ειδών/παροχής υπηρεσιών που εντάσσεται σε κατηγορία δαπάνης του προϋπολογισμού από 2.500,01 ευρώ έως 30.000,00 ευρώ πλέον Φ.Π.Α.
Στις περιπτώσεις που το ανώτατο ποσό μιας κατηγορίας δαπάνης του αρχικού ή του τροποποιημένου εγκεκριμένου προϋπολογισμού ενός έργου/προγράμματος είναι από 2.500,01€ έως το ποσό των 30.000€ πλέον του αναλογούντος ΦΠΑ, λαμβάνοντας υπόψη ότι η εκτίμηση του ύψους μιας σύμβασης-ανάθεσης με βάση και τον Κωδικό Αριθμό Είδους (CPV) θα υπερβαίνει το ποσό των 2.500,00€ πλέον αναλογούντα ΦΠΑ, σε επίπεδο ετήσιου προϋπολογισμού για έργα χωρίς ειδική απαίτηση από το ισχύον χρηματοδοτικό τους πλαίσιο και σε επίπεδο συνολικού προϋπολογισμού για έργα ΕΣΠΑ, Interreg, ΕΛΙΔΕΚ και λοιπά συγχρηματοδοτούμενα έργα ή όπου υπάρχει ειδική απαίτηση από το εκάστοτε ισχύον χρηματοδοτικό τους πλαίσιο, οι προμήθειες αγαθών ή υπηρεσιών θα πραγματοποιούνται με απευθείας ανάθεση, κατόπιν έκδοσης απόφασης απευθείας ανάθεσης του Προέδρου της Επιτροπής Ερευνών και Διαχείρισης του ΕΛΚΕ/ΟΠΑ και θα ακολουθείται η εξής διαδικασία:
α) τη σύνταξη της πρόσκλησης υποβολής προσφοράς από τη Μ.Ο.Δ.Υ. του ΕΛΚΕ/ΟΠΑ για την προμήθεια ειδών/παροχή υπηρεσιών, με βάση τους όρους που περιγράφονται στο αίτημά του.
Οι προσκλήσεις που θα αναρτώνται στο ΚΗΜΔΗΣ δύνανται να είναι «ανοικτές», δηλαδή να απευθύνονται σε κάθε ενδιαφερόμενο φορέα, ή «κλειστές», δηλαδή να απευθύνονται σε έναν ή περισσότερους συγκεκριμένους οικονομικούς φορείς. Σε περίπτωση που ο Επιστημονικός Υπεύθυνος επιλέξει τη διαδικασία της «κλειστής» πρόσκλησης, θα πρέπει να παρέχει σχετική αιτιολόγηση.
Στην περίπτωση «κλειστής» πρόσκλησης, ο Επιστημονικός Υπεύθυνος έχει διενεργήσει την έρευνα αγοράς και συνυποβάλει με το αίτημά του τις προσφορές των οικονομικών φορέων στους οποίους έχει απευθυνθεί. Η πρόσκληση υποβολής προσφοράς θα αποσταλεί στον οικονομικό φορέα που έχει υποδειχθεί από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο κατόπιν της έρευνας αγοράς που έχει πραγματοποιήσει.
Στην περίπτωση «ανοικτής» πρόσκλησης κατά την οποία ο Επιστημονικός Υπεύθυνος του έργου/προγράμματος δεν έχει διενεργήσει ήδη την έρευνα αγοράς και ως εκ τούτου δεν συνυποβάλει με το αίτημά του τις προσφορές των οικονομικών φορέων τότε η πρόσκληση υποβολής προσφοράς απαιτείται να αποσταλεί σε περισσότερους από έναν οικονομικούς φορείς, τους οποίους ο Επιστημονικός Υπεύθυνος θα υποδείξει.
β) την ανάρτηση της πρόσκλησης στο ΚΗΜΔΗΣ από τη Μ.Ο.Δ.Υ. του ΕΛΚΕ/ΟΠΑ.
3. Υποβολή προσφοράς/ών του/ων οικονομικού/ών φορέα/ων ηλεκτρονικά μέσω αποστολής μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην ηλεκτρονική διεύθυνση του Επιστημονικού Υπευθύνου ή συνεργάτη του, την οποία ο Επιστημονικός Υπεύθυνος έχει δηλώσει στο αίτημά του. Η υποβολή των προσφορών γίνεται εντός της προθεσμίας που ορίζεται στην πρόσκληση, όπως αυτή έχει υποδειχθεί από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο στο αίτημά του. Επισημαίνεται ότι, μαζί με την προσφορά υποβάλλονται τα απαιτούμενα έγγραφα, ανά περίπτωση, όπως αυτά περιγράφονται στο σχετικό έντυπο του αιτήματος.
4. Αξιολόγηση των προσφορών από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο και επιλογή της πλέον συμφέρουσας από οικονομική άποψη προσφοράς βάσει του κριτηρίου ανάθεσης που είχε οριστεί στην πρόσκληση σε περίπτωση που η τελευταία απευθύνεται σε περισσότερους από έναν οικονομικούς φορείς. Σε περίπτωση που η πρόσκληση απευθύνεται σε έναν οικονομικό φορέα κατόπιν της έρευνας αγοράς που έχει ήδη διενεργήσει ο Επιστημονικός Υπεύθυνος, τότε ο τελευταίος ελέγχει την προσφορά που υποβάλλεται και επικυρώνει το αποτέλεσμα της διαδικασίας ανάθεσης. Για τα αποτελέσματα της αξιολόγησης ο Επιστημονικός Υπεύθυνος θα υποβάλει το «
Αίτημα απευθείας ανάθεσης προμήθειας/εκτέλεσης έργου/υπηρεσιών σε συνέχεια Πρόσκλησης Εκδήλωσης Ενδιαφέροντος για λήψη Προσφορών» (νέο έντυπο) και θα ενημερώνει με σχετικό ηλεκτρονικό μήνυμα, αμελλητί, τον αρμόδιο διαχειριστή του Έργου του.
5. Έκδοση απόφασης απευθείας ανάθεσης και ανάρτησή της στο πρόγραμμα Διαύγεια και στο ΚΗΜΔΗΣ τουλάχιστον μετά από πέντε (5) ημέρες από την ημερομηνία ανάρτησης της πρόσκλησης στο ΚΗΜΔΗΣ. Κοινοποίηση της απόφασης απευθείας ανάθεσης αυθημερόν στους οικονομικούς φορείς και ενημέρωση του Επιστημονικού Υπεύθυνου με σχετικό ηλεκτρονικό μήνυμα.
6. Κατάρτιση σύμβασης για προμήθεια ειδών/παροχή υπηρεσιών, η οποία εντάσσεται σε κατηγορία δαπάνης άνω των 10.000,00 ευρώ πλέον Φ.Π.Α και ανεξαρτήτως της αξίας της προμήθειας ειδών/παροχής υπηρεσιών ή σε κάθε περίπτωση που δημιουργείται διαρκής υποχρέωση και ανάρτησή της στο ΚΗΜΔΗΣ. Η σύμβαση θα υπογράφεται εις τριπλούν από τον Νόμιμο Εκπρόσωπο του αναδόχου και μετά την υπογραφή της και από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο του έργου, θα υποβάλλεται στην Μ.Ο.Δ.Υ του Ε.Λ.Κ.Ε/ΟΠΑ προκειμένου να υπογραφεί από τον Πρόεδρο της Επιτροπής Ερευνών και Διαχείρισης του ΕΛΚΕ/ΟΠΑ.
7. Η διαδικασία ολοκληρώνεται με την πραγματοποίηση της δαπάνης και την έκδοση του τιμολογίου.
Γ. Ορισμός Επιτροπής Παρακολούθησης και Παραλαβής Προμηθειών Ειδών / Παρεχόμενων Υπηρεσιών καθαρής αξίας έως 30.000,00 ευρώ (νέο έντυπο)
Περαιτέρω εισάγεται, στην εν λόγω διαδικασία, νέο έντυπο με το οποίο οι Επιστημονικοί Υπεύθυνοι αιτούνται τον ορισμό Επιτροπής Παρακολούθησης και Παραλαβής Προμηθειών Ειδών / Παρεχόμενων Υπηρεσιών καθαρής αξίας έως 30.000,00 ευρώ. Ειδικότερα το έντυπο αυτό έχει το εξής περιεχόμενο: «
Αίτημα ορισμού Επιτροπής Παρακολούθησης και Παραλαβής Προμηθειών Ειδών/Παρεχόμενων Υπηρεσιών καθαρής αξίας έως 30.000 ευρώ» στο οποίο αναφέρονται τα απαραίτητα στοιχεία του έργου (Κ.Ε. και τίτλος), τα στοιχεία των προτεινόμενων μελών και η διάρκεια της θητείας της Επιτροπής, σύμφωνα με τα χαρακτηριστικά κάθε έργου/προγράμματος.
Ο Επιστημονικός Υπεύθυνος ενός έργου/προγράμματος υποβάλλει το αίτημα ορισμού Επιτροπής Παρακολούθησης και Παραλαβής Προμηθειών Ειδών/Παρεχόμενων Υπηρεσιών καθαρής αξίας έως 30.000,00 ευρώ, προς την Επιτροπή Ερευνών και Διαχείρισης του ΕΛΚΕ/ΟΠΑ, για τον ορισμό Επιτροπής Παρακολούθησης και Παραλαβής προμήθειας ειδών/παροχής υπηρεσιών, όπως αυτή προβλέπεται στις διατάξεις του άρθρου 107 παρ.3 του ν.4782/2021.
Η απόφαση της Επιτροπής Ερευνών και Διαχείρισης του ΕΛΚΕ/ΟΠΑ για τον ορισμό της Επιτροπής αναρτάται στη ΔΙΑΥΓΕΙΑ και αποστέλλεται σχετικό ενημερωτικό ηλεκτρονικό μήνυμα στον Επιστημονικό Υπεύθυνο του έργου/ προγράμματος.
Τα μέλη της Επιτροπής που προτείνονται προέρχονται υποχρεωτικά από το προσωπικό του ΟΠΑ (μέλη Δ.Ε.Π, Ε.Ε.Π, Ε.ΔΙ.Π, Ε.Τ.Ε.Π και υπάλληλοι με σχέση δημοσίου δικαίου ή Ι.Δ.Α.Χ.). Η Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής αποτελείται από τρία τακτικά και τρία αναπληρωματικά μέλη. Κάθε τακτικό μέλος έχει το αντίστοιχο αναπληρωματικό του μέλος. Στην περίπτωση αναπλήρωσης αναφέρεται ο λόγος απουσίας ή κωλύματος του τακτικού μέλους στο πρακτικό παραλαβής. Ο Επιστημονικός Υπεύθυνος δύναται να οριστεί τακτικό μέλος της Επιτροπής.
Η θητεία της Επιτροπής ορίζεται για όλη τη διάρκεια ενός έργου/προγράμματος εφόσον αυτό είναι πολυετές και έχει συνολικό προϋπολογισμό. Αντίστοιχα, η θητεία της Επιτροπής είναι ετήσια για τα έργα/προγράμματα, που δεν έχουν συγκεκριμένη λήξη και έχουν ετήσιο προϋπολογισμό (π.χ. προγράμματα παροχής υπηρεσιών).
Αρμοδιότητες της εν λόγω Επιτροπής είναι: α) η παρακολούθηση της διαδικασίας των απευθείας αναθέσεων για την προμήθεια ειδών/παρεχόμενων υπηρεσιών στο πλαίσιο των αναγκών ενός έργου/προγράμματος, β) ο ποσοτικός και ποιοτικός έλεγχος των περιγραφόμενων σε κάθε τιμολόγιο ειδών/παρεχόμενων υπηρεσιών για τις προμήθειες που διενεργούνται μέσω της διαδικασίας της απευθείας ανάθεσης και γ) η έγκριση της παραλαβής των ειδών/παρεχόμενων υπηρεσιών εφόσον πληρούνται οι προδιαγραφές που είχαν τεθεί στους όρους της απόφασης απευθείας ανάθεσης και της σύμβασης, εφόσον υπάρχει η εισήγηση προς την Επιτροπή Ερευνών και Διαχείρισης του ΕΛΚΕ/ΟΠΑ για την παραλαβή ή απόρριψη αυτών, εφόσον τα προς παράδοση είδη ή οι παρεχόμενες υπηρεσίες παρουσιάζουν παρεκκλίσεις από τις προδιαγραφές που τέθηκαν στους όρους της απευθείας ανάθεσης και της σύμβασης, εφόσον υπάρχει.