Guidelines 4782/2021



Mε το ν. 4782/2021 επήλθαν τροποποιήσεις στα χρηματικά όρια των συμβάσεων προμήθειας ειδών και παροχής υπηρεσιών και ρυθμίσθηκαν μεταξύ άλλων και ζητήματα που αφορούν στη διαδικασία της απευθείας ανάθεσης. Ειδικότερα, προβλέπονται τα εξής:

1. Με το άρθρο 49 του ν. 4782/2021 εισήχθη η έννοια των δημοσίων συμβάσεων ήσσονος αξίας, ήτοι συμβάσεων με εκτιμώμενη αξία ίση ή κατώτερη από το ποσό των δύο χιλιάδων πεντακοσίων (2.500,00) ευρώ χωρίς Φ.Π.Α.
2. Με το άρθρο 50 του ν. 4782/2021 αυξήθηκε το χρηματικό όριο των απευθείας αναθέσεων στο ποσό των 30.000,00 ευρώ πλέον Φ.Π.Α.
3. Με το άρθρο 53 του ν. 4782/2021 ορίσθηκε ότι για τις συμβάσεις προμήθειας ειδών/παροχής υπηρεσιών άνω του ορίου των 2.500,00 ευρώ πλέον Φ.Π.Α. και μέχρι 30.000,00 ευρώ πλέον Φ.Π.Α., απαιτείται η προηγούμενη ανάρτηση στο ΚΗΜΔΗΣ της πρόσκλησης υποβολής προσφοράς για πέντε τουλάχιστον ημέρες πριν την κοινοποίηση της απόφασης απευθείας ανάθεσης.

Με αφορμή τις ανωτέρω τροποποιήσεις, η Διοίκηση του ΕΛΚΕ/ΟΠΑ προχώρησε στον ανασχεδιασμό των διαδικασιών που αφορούν στην προμήθεια ειδών/παροχή υπηρεσιών, στην αναμόρφωση των υφιστάμενων εντύπων και τη δημιουργία νέων εντύπων, ιδίως για τη διαδικασία της απευθείας ανάθεσης, με στόχο την εναρμόνισή τους με τις απαιτήσεις του νόμου και την επιτάχυνση των εργασιών διεκπεραίωσής τους.
 
Α. Προϋποθέσεις για την υποβολή αιτήματος Προμήθειας

Απαραίτητες προϋποθέσεις για τον έλεγχο ενός αιτήματος που αφορά στην προμήθεια ειδών/παροχή υπηρεσιών (αίτημα απευθείας ανάθεσης ή διενέργειας διαγωνισμού), όπως, ήδη, ισχύουν είναι:

α) η έκδοση απόφασης περί αποδοχής και διαχείρισης του έργου μετά από σχετικό αίτημα του Επιστημονικού Υπευθύνου,

β) η έγκριση του προϋπολογισμού του έργου/προγράμματος,

γ) η έκδοση απόφασης ανάληψης υποχρέωσης του έργου/προγράμματος και

δ) η ύπαρξη διαθέσιμης πίστωσης στον εγκεκριμένο προϋπολογισμό για την κάλυψη της εν λόγω δαπάνης και,

ε) η προμήθεια ειδών/παροχή υπηρεσίας να εξυπηρετεί τις ανάγκες του έργου/προγράμματος και να συνδέεται με το φυσικό αντικείμενο αυτού.

Επιπλέον, καμία δαπάνη δεν μπορεί να πραγματοποιηθεί εφόσον δεν είναι εντός των ορίων του συνολικού εγκεκριμένου προϋπολογισμού και του ετήσιου αναλυτικού προϋπολογισμού του έργου/προγράμματος.

Ειδικότερα, οι απευθείας αναθέσεις με εκτιμώμενη αξία άνω των 2.500,00 ευρώ (μη συμπεριλαμβανομένου Φ.Π.Α.) δεν εξετάζονται ανά μεμονωμένη προμήθεια/υπηρεσία αλλά σε επίπεδο:

α) είτε συνολικού προϋπολογισμού ανά κατηγορία δαπάνης (ή ομοειδών) για έργα στα οποία έτσι επιβάλλει το χρηματοδοτικό τους πλαίσιο (π.χ. έργα ΕΣΠΑ),

β) είτε ετήσιου προϋπολογισμού ανά κατηγορία δαπάνης (ή ομοειδών) για τα υπόλοιπα έργα, εκείνα δηλαδή που δεν τίθεται κάποια ειδική απαίτηση από το χρηματοδοτικό τους πλαίσιο.

Β. Διαδικασία απευθείας ανάθεσης για προμήθεια ειδών/παροχή υπηρεσιών που εντάσσεται σε κατηγορία δαπάνης του προϋπολογισμού από 2.500,01 ευρώ έως 30.000,00 ευρώ πλέον Φ.Π.Α.

Για κάθε προμήθεια ειδών/παροχή υπηρεσιών, η οποία εντάσσεται σε κατηγορία δαπάνης του προϋπολογισμού με αξία από 2.500,01 ευρώ έως 30.000,00 ευρώ πλέον Φ.Π.Α., ακολουθείται η εξής διαδικασία:

1. Υποβολή από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο στον διαχειριστή του έργου του εντύπου «Αίτημα διενέργειας διαδικασίας απευθείας ανάθεσης (για κατηγορία δαπάνης από 2.500,01€ έως 30.000,00€ πλέον Φ.Π.Α.)». Με το αίτημα αυτό ο Επιστημονικός Υπεύθυνος αιτείται τη διενέργεια της διαδικασίας απευθείας ανάθεσης και συγκεκριμένα:

α) τη σύνταξη της πρόσκλησης υποβολής προσφοράς από τη Μ.Ο.Δ.Υ. του ΕΛΚΕ/ΟΠΑ για την προμήθεια ειδών/παροχή υπηρεσιών, με βάση τους όρους που περιγράφονται στο αίτημά του.

Οι προσκλήσεις που θα αναρτώνται στο ΚΗΜΔΗΣ δύνανται να είναι «ανοικτές», δηλαδή να απευθύνονται σε κάθε ενδιαφερόμενο φορέα, ή «κλειστές», δηλαδή να απευθύνονται σε έναν ή περισσότερους συγκεκριμένους οικονομικούς φορείς. Σε περίπτωση που ο Επιστημονικός Υπεύθυνος επιλέξει τη διαδικασία της «κλειστής» πρόσκλησης, θα πρέπει να παρέχει σχετική αιτιολόγηση.

Στην περίπτωση «κλειστής» πρόσκλησης, ο Επιστημονικός Υπεύθυνος έχει διενεργήσει την έρευνα αγοράς και συνυποβάλει με το αίτημά του τις προσφορές των οικονομικών φορέων στους οποίους έχει απευθυνθεί. Η πρόσκληση υποβολής προσφοράς θα αποσταλεί στον οικονομικό φορέα που έχει υποδειχθεί από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο κατόπιν της έρευνας αγοράς που έχει πραγματοποιήσει.

Στην περίπτωση «ανοικτής» πρόσκλησης κατά την οποία ο Επιστημονικός Υπεύθυνος του έργου/προγράμματος δεν έχει διενεργήσει ήδη την έρευνα αγοράς και ως εκ τούτου δεν συνυποβάλει με το αίτημά του τις προσφορές των οικονομικών φορέων τότε η πρόσκληση υποβολής προσφοράς απαιτείται να αποσταλεί σε περισσότερους από έναν οικονομικούς φορείς, τους οποίους ο Επιστημονικός Υπεύθυνος θα υποδείξει.

β) την ανάρτηση της πρόσκλησης στο ΚΗΜΔΗΣ από τη Μ.Ο.Δ.Υ. του ΕΛΚΕ/ΟΠΑ.

2. Σύνταξη της πρόσκλησης υποβολής προσφοράς με επιμέλεια της Μ.Ο.Δ.Υ του ΕΛΚΕ/ΟΠΑ, ανάρτησή της στο ΚΗΜΔΗΣ και στην ιστοσελίδα του φορέα και αποστολή της στον/ους οικονομικό/ούς φορέα/είς. Ενημέρωση του Επιστημονικού Υπευθύνου με ηλεκτρονικό μήνυμα. Για τη σύνταξη της πρόσκλησης από τους υπαλλήλους της Μ.Ο.Δ.Υ του ΕΛΚΕ/ΟΠΑ, η οποία θα αφορά προμήθεια ειδών θα γίνεται χρήση του εντύπου «Υπόδειγμα πρόσκλησης υποβολής προσφοράς για προμήθειες ειδών αξίας έως 30.000,00 ευρώ πλέον Φ.Π.Α» ενώ για συμβάσεις παροχής υπηρεσιών θα γίνεται χρήση του εντύπου «Υπόδειγμα πρόσκλησης υποβολής προσφοράς για παροχή υπηρεσιών αξίας έως 30.000,00 ευρώ πλέον Φ.Π.Α».

3. Υποβολή προσφοράς/ών του/ων οικονομικού/ών φορέα/ων ηλεκτρονικά μέσω αποστολής μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην ηλεκτρονική διεύθυνση του Επιστημονικού Υπευθύνου ή συνεργάτη του, την οποία ο Επιστημονικός Υπεύθυνος έχει δηλώσει στο αίτημά του. Η υποβολή των προσφορών γίνεται εντός της προθεσμίας που ορίζεται στην πρόσκληση, όπως αυτή έχει υποδειχθεί από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο στο αίτημά του. Επισημαίνεται ότι, μαζί με την προσφορά υποβάλλονται τα απαιτούμενα έγγραφα, ανά περίπτωση, όπως αυτά περιγράφονται στο σχετικό έντυπο του αιτήματος.

4. Αξιολόγηση των προσφορών από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο και επιλογή της πλέον συμφέρουσας από οικονομική άποψη προσφοράς βάσει του κριτηρίου ανάθεσης που είχε οριστεί στην πρόσκληση σε περίπτωση που η τελευταία απευθύνεται σε περισσότερους από έναν οικονομικούς φορείς. Σε περίπτωση που η πρόσκληση απευθύνεται σε έναν οικονομικό φορέα κατόπιν της έρευνας αγοράς που έχει ήδη διενεργήσει ο Επιστημονικός Υπεύθυνος, τότε ο τελευταίος ελέγχει την προσφορά που υποβάλλεται και επικυρώνει το αποτέλεσμα της διαδικασίας ανάθεσης. Για τα αποτελέσματα της αξιολόγησης ο Επιστημονικός Υπεύθυνος θα υποβάλει το «Αίτημα απευθείας ανάθεσης προμήθειας/εκτέλεσης έργου/υπηρεσιών σε συνέχεια Πρόσκλησης Εκδήλωσης Ενδιαφέροντος για λήψη Προσφορών» (νέο έντυπο) και θα ενημερώνει με σχετικό ηλεκτρονικό μήνυμα, αμελλητί, τον αρμόδιο διαχειριστή του Έργου του.

5. Έκδοση απόφασης απευθείας ανάθεσης και ανάρτησή της στο πρόγραμμα Διαύγεια και στο ΚΗΜΔΗΣ τουλάχιστον μετά από πέντε (5) ημέρες από την ημερομηνία ανάρτησης της πρόσκλησης στο ΚΗΜΔΗΣ. Κοινοποίηση της απόφασης απευθείας ανάθεσης αυθημερόν στους οικονομικούς φορείς και ενημέρωση του Επιστημονικού Υπεύθυνου με σχετικό ηλεκτρονικό μήνυμα.

6. Κατάρτιση σύμβασης για προμήθεια ειδών/παροχή υπηρεσιών, η οποία εντάσσεται σε κατηγορία δαπάνης άνω των 10.000,00 ευρώ πλέον Φ.Π.Α και ανεξαρτήτως της αξίας της προμήθειας ειδών/παροχής υπηρεσιών ή σε κάθε περίπτωση που δημιουργείται διαρκής υποχρέωση και ανάρτησή της στο ΚΗΜΔΗΣ. Η σύμβαση θα υπογράφεται εις τριπλούν από τον Νόμιμο Εκπρόσωπο του αναδόχου και μετά την υπογραφή της και από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο του έργου, θα υποβάλλεται στην Μ.Ο.Δ.Υ του Ε.Λ.Κ.Ε/ΟΠΑ προκειμένου να υπογραφεί από τον Πρόεδρο της Επιτροπής Ερευνών και Διαχείρισης του ΕΛΚΕ/ΟΠΑ.

7. Η διαδικασία ολοκληρώνεται με την πραγματοποίηση της δαπάνης και την έκδοση του τιμολογίου.

Γ. Ορισμός Επιτροπής Παρακολούθησης και Παραλαβής Προμηθειών Ειδών / Παρεχόμενων Υπηρεσιών καθαρής αξίας έως 30.000,00 ευρώ (νέο έντυπο)

Περαιτέρω εισάγεται, στην εν λόγω διαδικασία, νέο έντυπο με το οποίο οι Επιστημονικοί Υπεύθυνοι αιτούνται τον ορισμό Επιτροπής Παρακολούθησης και Παραλαβής Προμηθειών Ειδών / Παρεχόμενων Υπηρεσιών καθαρής αξίας έως 30.000,00 ευρώ. Ειδικότερα το έντυπο αυτό έχει το εξής περιεχόμενο: «Αίτημα ορισμού Επιτροπής Παρακολούθησης και Παραλαβής Προμηθειών Ειδών/Παρεχόμενων Υπηρεσιών καθαρής αξίας έως 30.000 ευρώ» στο οποίο αναφέρονται τα απαραίτητα στοιχεία του έργου (Κ.Ε. και τίτλος), τα στοιχεία των προτεινόμενων μελών και η διάρκεια της θητείας της Επιτροπής, σύμφωνα με τα χαρακτηριστικά κάθε έργου/προγράμματος.

Ο Επιστημονικός Υπεύθυνος ενός έργου/προγράμματος υποβάλλει το αίτημα ορισμού Επιτροπής Παρακολούθησης και Παραλαβής Προμηθειών Ειδών/Παρεχόμενων Υπηρεσιών καθαρής αξίας έως 30.000,00 ευρώ, προς την Επιτροπή Ερευνών και Διαχείρισης του ΕΛΚΕ/ΟΠΑ, για τον ορισμό Επιτροπής Παρακολούθησης και Παραλαβής προμήθειας ειδών/παροχής υπηρεσιών, όπως αυτή προβλέπεται στις διατάξεις του άρθρου 107 παρ.3 του ν.4782/2021.

Η απόφαση της Επιτροπής Ερευνών και Διαχείρισης του ΕΛΚΕ/ΟΠΑ για τον ορισμό της Επιτροπής αναρτάται στη ΔΙΑΥΓΕΙΑ και αποστέλλεται σχετικό ενημερωτικό ηλεκτρονικό μήνυμα στον Επιστημονικό Υπεύθυνο του έργου/ προγράμματος.

Τα μέλη της Επιτροπής που προτείνονται προέρχονται υποχρεωτικά από το προσωπικό του ΟΠΑ (μέλη Δ.Ε.Π, Ε.Ε.Π, Ε.ΔΙ.Π, Ε.Τ.Ε.Π και υπάλληλοι με σχέση δημοσίου δικαίου ή Ι.Δ.Α.Χ.). Η Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής αποτελείται από τρία τακτικά και τρία αναπληρωματικά μέλη. Κάθε τακτικό μέλος έχει το αντίστοιχο αναπληρωματικό του μέλος. Στην περίπτωση αναπλήρωσης αναφέρεται ο λόγος απουσίας ή κωλύματος του τακτικού μέλους στο πρακτικό παραλαβής. Ο Επιστημονικός Υπεύθυνος δύναται να οριστεί τακτικό μέλος της Επιτροπής.

Η θητεία της Επιτροπής ορίζεται για όλη τη διάρκεια ενός έργου/προγράμματος εφόσον αυτό είναι πολυετές και έχει συνολικό προϋπολογισμό. Αντίστοιχα, η θητεία της Επιτροπής είναι ετήσια για τα έργα/προγράμματα, που δεν έχουν συγκεκριμένη λήξη και έχουν ετήσιο προϋπολογισμό (π.χ. προγράμματα παροχής υπηρεσιών).

Αρμοδιότητες της εν λόγω Επιτροπής είναι: α) η παρακολούθηση της διαδικασίας των απευθείας αναθέσεων για την προμήθεια ειδών/παρεχόμενων υπηρεσιών στο πλαίσιο των αναγκών ενός έργου/προγράμματος, β) ο ποσοτικός και ποιοτικός έλεγχος των περιγραφόμενων σε κάθε τιμολόγιο ειδών/παρεχόμενων υπηρεσιών για τις προμήθειες που διενεργούνται μέσω της διαδικασίας της απευθείας ανάθεσης και γ) η έγκριση της παραλαβής των ειδών/παρεχόμενων υπηρεσιών εφόσον πληρούνται οι προδιαγραφές που είχαν τεθεί στους όρους της απόφασης απευθείας ανάθεσης και της σύμβασης, εφόσον υπάρχει η εισήγηση προς την Επιτροπή Ερευνών και Διαχείρισης του ΕΛΚΕ/ΟΠΑ για την παραλαβή ή απόρριψη αυτών, εφόσον τα προς παράδοση είδη ή οι παρεχόμενες υπηρεσίες παρουσιάζουν παρεκκλίσεις από τις προδιαγραφές που τέθηκαν στους όρους της απευθείας ανάθεσης και της σύμβασης, εφόσον υπάρχει.

Για το λόγο αυτό τα μέλη της Επιτροπής κατά την παραλαβή των ειδών ή παρεχόμενων υπηρεσιών συντάσσουν σχετικό Πρωτόκολλο προσωρινής ή οριστικής παραλαβής ειδών/ παρεχόμενων υπηρεσιών έως 30.000 ευρώ), σύμφωνα με τα εξής αντίστοιχα υποδείγματα: «Πρωτόκολλο Προσωρινής Παραλαβής Προμήθειας Ειδών/Παρεχόμενων Υπηρεσιών έως 30.000 ευρώ» και «Πρωτόκολλο οριστικής παραλαβής Ειδών/Παρεχόμενων Υπηρεσιών έως 30.000 ευρώ».

Τα ανωτέρω έντυπα συνυποβάλλονται υποχρεωτικά μαζί με το αίτημα πληρωμής του αναδόχου.

Δ. Για κατηγορίες συνολικού ή ετήσιου προϋπολογισμού κάτω των ορίου καθαρής αξίας των 2.500,00 ευρώ, η διαδικασία παραμένει ως έχει μέχρι σήμερα: 1) κατάθεση από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο του επικαιροποιημένου εντύπου «Αίτημα Δέσμευσης Πίστωσης και Ανάθεσης Προμήθειας για ποσά έως 2.500€ πλέον ΦΠΑ» και 2) την υποβολή προσφοράς του αναδόχου.

Για τις προμήθειες αγαθών και υπηρεσιών κάτω των ορίου καθαρής αξίας των 2.500,00 ευρώ απαιτείται έκδοση απόφασης απευθείας ανάθεσης της προμήθειας, η οποία πρέπει να έχει γίνει οπωσδήποτε με ημερομηνία προγενέστερη της ημερομηνίας πραγματοποίησης της δαπάνης και η οποία αναρτάται στη Διαύγεια. Η απόφαση απευθείας ανάθεσης εκδίδεται από τον Πρόεδρο του ΕΛΚΕ/ΟΠΑ.

Για την παραλαβή των ειδών/παρεχόμενων υπηρεσιών δεν απαιτείται η έκδοση πρωτοκόλλου παραλαβής από αρμόδια επιτροπή παρακολούθησης και παραλαβής προμηθειών ειδών/παρεχόμενων υπηρεσιών αλλά χρησιμοποιούνται τα υπάρχοντα έντυπα «Πρακτικό Παραλαβής Ειδών» ή «Πρακτικό Καλής Εκτέλεσης Υπηρεσιών» κατά περίπτωση.